Coördinator Burgerzaken

Wat ga je doen?

Als Coördinator Burgerzaken ben jij een belangrijke schakel in het bewaken én verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening binnen een team van ruim 70 collega’s. Deze collega’s werken op het Stadskantoor en de locatie aan de Columbusweg. Samen met twee andere Senior Kwaliteitsmedewerkers zorg je ervoor dat processen soepel verlopen en dat collega’s hun werk goed en met vertrouwen kunnen doen.

Deze rol is interessant als je toe bent aan een volgende stap. Je hebt al ervaring binnen Burgerzaken of een vergelijkbare omgeving en wilt je verder ontwikkelen richting een meer coördinerende en inhoudelijk sturende rol. In deze functie krijg je de ruimte om dat stap voor stap te doen, met ondersteuning van ervaren collega’s en volop mogelijkheden om je verder te verdiepen in het vak.

Je combineert jouw vakinhoudelijke kennis met een coördinerende rol. Tegelijk krijg je de ruimte om je verder te ontwikkelen in het vak en in het aansturen en begeleiden van collega’s. Je bent een vraagbaak, denkt mee over verbeteringen en helpt het team elke dag een stap vooruit. Jij bent leergierig, pakt verantwoordelijkheid en helpt collega’s verder. Je brengt structuur aan, werkt zorgvuldig en durft feedback te geven op een prettige en duidelijke manier.

Je focus ligt vooral op de circa. 35 collega’s op het Stadskantoor. Samen met het Hoofd en de andere Coördinatoren Burgerzaken verdeel je de aandacht en ondersteuning binnen het team. Op de locatie aan de Columbusweg zitten het RNI-loket (Registratie Niet-Ingezetenen) en de BRP-straat (Basisregistratie Personen). Deze locatie wordt aangestuurd door twee senior backofficemedewerkers RNI. Soms vervang je hen. Voor de medewerkers van de BRP-straat ben je een inhoudelijk aanspreekpunt en help je hen verder in hun werk.

Als Coördinator Burgerzaken:

• Plan en verdeel je de bureau- en loketwerkzaamheden en stem je dit af op verschillende manieren zoals via planningssoftware, via mail, telefoon en werkoverleggen.
• Bewaak en verbeter je de kwaliteit en voortgang van het werk, bijvoorbeeld door werkinstructies te maken en controles uit te voeren.
• Ben je een aanspreekpunt voor collega’s bij vragen of knelpunten en groei je in het oplossen van complexere vraagstukken.
• Begeleid en ondersteun je collega’s in hun ontwikkeling, zowel individueel als in groepsverband.
• Verzorg je vakinhoudelijke ondersteuning en begeleiding van medewerkers, zowel individueel als collectief, en koop je trainingen en workshops in.
• Lever je een bijdrage aan gesprekken in het kader van de gesprekscyclus en denk je mee over ontwikkeling van medewerker
• Ben je contactpersoon voor interne en externe (keten)partners zoals het KCC, gastheren en gastdames in de publiekshal, sociale wijkteams en team Informatiemanagement.
• Behandel je klachten en ondersteun je, waar nodig, bij bezwaar- en beroepsprocedures.

 Goed om te weten: je werkt meestal op het Stadskantoor en soms op de locatie aan de Columbusweg. Je werkt overdag, met eens per drie weken een avondopenstelling op donderdag (aanwezig of telefonisch bereikbaar).

Wat breng je mee?

• Hbo werk- en denkniveau, aantoonbaar via opleiding of relevante werkervaring.
• Werkervaring binnen Burgerzaken, publieksdienstverlening of een administratief-juridische omgeving.
• Basiskennis van het vakgebied Burgerzaken.
• Affiniteit met het verbeteren van processen en het werken volgens wet- en regelgeving.

 Je hoeft nog niet alles te kunnen. We zoeken vooral iemand die wil groeien in deze rol en zich wil ontwikkelen tot een stevige kwaliteitsprofessional binnen Burgerzaken.

Onmisbare competenties voor deze functie zijn:

• Voortgangscontrole: Je houdt overzicht op werkzaamheden en planning en stuurt bij waar nodig. Je spreekt collega’s aan op afspraken en zorgt dat werk op tijd en volgens kwaliteitseisen wordt afgerond.
• Kwaliteitsgerichtheid: Je signaleert afwijkingen en verbetermogelijkheden in processen en werkwijzen. Je legt afspraken vast in duidelijke werkinstructies en ziet erop toe dat deze worden nageleefd.
• Plannen & organiseren: Je verdeelt werkzaamheden logisch en efficiënt over het team. Je stelt prioriteiten, houdt rekening met piekmomenten en past de planning aan wanneer de situatie daarom vraagt.
• Probleemanalyse: Je herkent knelpunten in processen, systemen of dossiers en onderzoekt de oorzaak. Je legt verbanden en komt met concrete, werkbare oplossingen.
• Coachen: Je begeleidt collega’s in hun werk en ontwikkeling. Je geeft gerichte feedback op inhoud en gedrag en helpt collega’s om zelfstandig sterker te worden in hun rol.

Waar kom je te werken?

Team Levenszaken is verantwoordelijk voor de bevolkingsadministratie en de burgerlijke stand. Denk daarbij aan zaken als reisdocumenten, rijbewijzen, verhuizingen, emigraties, migraties, geboorte- en overlijdensaangifte en het voltrekken van huwelijken. Bekijk de pagina van het team.

Wat bieden we jou?

Bij gemeente Venlo werk je aan maatschappelijke impact én aan je eigen ontwikkeling. Op basis van een 36-urige werkweek bieden we jou als medewerker aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden, zoals: 

• Aantrekkelijk salaris: Een bruto maandsalaris in schaal 10, variërend van €3.824,- tot  €5.624,-  afgestemd op jouw ervaring. Een aanloopschaal kan van toepassing zijn. 
• Zekerheid en perspectief: Je start met een jaarcontract, met uitzicht op een vast dienstverband. 
• Flexibel verlof: Je ontvangt 28 vakantiedagen per jaar op basis van een 36-urige werkweek, kunt wekelijks tot 4 uur compensatieverlof opbouwen én tot 187 uur extra verlof kopen via het Individueel Keuzebudget (IKB). 
• Individueel Keuzebudget (IKB): 17,05% van je jaarsalaris extra, vrij inzetbaar voor bijvoorbeeld extra verlof, extra salaris of afbetaling van je DUO-studieschuld. 
• Reiskosten- en thuiswerkvergoeding:  €0,23 per km (max. 75 km enkele reis) en €3,25 per thuiswerkdag. Je ontvangt een NS Businesscard voor het OV, voor woon-werkverkeer en dienstreizen.   
• Ouderschapsverlof: Naast het wettelijke verlof ontvang je vanuit de cao een doorbetaling van je salaris variërend van 50 tot 100%.  
   

Klaar voor jouw volgende stap? 

Bij gemeente Venlo geloven we in jouw talent en de kracht van diversiteit. Voel je welkom om te solliciteren en jouw carrière bij ons te starten!  

Wil je graag meer weten over de vacature, neem dan contact op met Ruud Willemsen, Hoofd team Levenszaken (☎ 06-52563226 of ✉️ r.willemsen@venlo.nl)

Heb jij interesse in deze vacature? Reageer dan uiterlijk 29 juni door het uploaden van jouw motivatie en CV. De sollicitatiegesprekken vinden plaats in week 28. We willen je vragen hier alvast rekening mee te houden in je agenda.

Ontdek jouw mogelijkheden en maak een sprong in je carrière bij gemeente Venlo! 

 Bij gemeente Venlo vinden we het belangrijk dat onze medewerkers de kans krijgen hun loopbaan verder vorm te geven. Daarom krijgen interne kandidaten bij gelijke geschiktheid de voorkeur. Daarnaast kan het zijn dat aanvullende screeningsmaatregelen (eventueel een assessment) onderdeel zijn van onze sollicitatieprocedure.